L'e-mail è una delle forme di comunicazione più comuni nel mondo moderno e sapere come presentarsi a qualcuno tramite e-mail può fare miracoli per la tua carriera e la tua rete. Scrivendo un'e-mail introduttiva chiara e succinta, aumenterai la probabilità che il destinatario si prenda il tempo necessario per leggerti e contattarti. Evita gli errori più comuni per distinguerti dalla massa.
Passi
Parte 1 di 3: inizia con il botto
Passaggio 1. Rendi chiara la riga dell'oggetto
Il destinatario dovrebbe conoscere approssimativamente l'oggetto dell'e-mail prima ancora di aprirla. Rendilo anche corto: un oggetto lungo può essere pesante. Per un'e-mail introduttiva, è generalmente perfettamente accettabile scrivere "Introduzione - Il tuo nome".
- Assicurati di scrivere prima l'oggetto! Un errore comune è quello di salvare la riga dell'oggetto per ultima, il che può portare a dimenticare di comporla del tutto.
- I laptop di solito mostrano solo 25-30 caratteri del soggetto, quindi mantienilo breve.
Passaggio 2. Inizia con un saluto formale
Non iniziare con "Ciao" o "Ehi". Puoi usare queste forme di saluto quando conosci la persona. Inizia con una frase educata ben nota. Evita di usare il nome del destinatario quando lo saluti.
- “Cara Signora / Signore / Signorina” - Se non sei sicuro dello stato civile della donna a cui stai scrivendo, dovresti sempre usare “Signora”, che è meno presuntuoso.
- "Signora, signore," - Dovresti usarlo solo se non sei sicuro di chi riceverà il messaggio.
Passaggio 3. Presentati
La tua prima frase dovrebbe presentarti al destinatario. Ciò gli consente di associare un nome al resto del messaggio.
- " Mi chiamo… "
- Fornisci il tuo titolo, se necessario. Se hai più di un titolo, non elencarli tutti, solo il più importante o il più rilevante.
Parte 2 di 3: mantienilo conciso
Passaggio 1. Spiega come hai ottenuto l'indirizzo email del destinatario
Fai sapere al destinatario come hai trovato le informazioni di contatto. Questo dimostra che sei passato attraverso i canali giusti per contattarlo.
- "Il tuo responsabile amministrativo mi ha fornito questo indirizzo email"
- "Ho trovato questo indirizzo email sul tuo sito"
- "Il tal dei tali mi ha detto di contattarti"
Passaggio 2. Parla dell'ultima volta che ti sei visto (se è così)
Rinfrescando la memoria della persona, puoi farla diventare più coinvolta.
- "Abbiamo parlato brevemente alla conferenza della scorsa settimana"
- "Abbiamo parlato al telefono ieri"
- "Ho visto la tua presentazione riguardo a…"
Passaggio 3. Avere un interesse comune
Questo può aiutarti a identificarti con il tuo destinatario e a rendere meno fredde le tue e-mail di lavoro. Per trovare interessi comuni, potresti aver bisogno di fare qualche ricerca sul destinatario. Le possibili posizioni di ricerca includono Facebook, Twitter e LinkedIn.
- Assicurati di far sapere alla persona dove hai trovato questo interesse comune - altrimenti parleresti come uno stalker.
- Se possibile, cerca di mettere in relazione il tuo interesse comune con il business: per esempio, qualcosa nel tuo campo o una passione professionale che condividete entrambi.
Passaggio 4. Fornisci il motivo per cui ti contatti
Non aspettare troppo per arrivare al punto. Nessuno leggerà un'e-mail di diversi paragrafi prima di leggere qualcosa di rilevante. Spiega chiaramente e direttamente cosa vuoi e perché stai contattando questa persona a riguardo. Se stai chiedendo consigli o altro, assicurati che sia ragionevole, soprattutto se è il tuo primo contatto.
- "Mi interesserebbe saperne di più su…"
- "Vorrei incontrarti per discutere…"
- "Vorrei avere la vostra opinione riguardo a…"
Passaggio 5. Mantieni la tua email focalizzata sull'argomento
Un'e-mail che va dappertutto può far perdere interesse al destinatario o addirittura dimenticare il motivo per cui gli stai inviando un'e-mail. Mantieni la tua email introduttiva semplice e chiedi solo una cosa al tuo destinatario.
Parte 3 di 3: completa l'e-mail
Passaggio 1. Ringrazia il destinatario per il tempo impiegato
A nessuno piace leggere tutte le loro e-mail, quindi assicurati di ringraziare il destinatario per aver dedicato del tempo a leggere le tue. Questo semplice gesto di cortesia migliorerà notevolmente l'umore del destinatario e aumenterà le tue possibilità di ottenere una risposta.
- “Apprezzo che tu abbia dedicato del tempo a leggere questa email. "
- “Grazie per aver dedicato del tempo a leggere questo. "
Passaggio 2. Suggerisci al tuo lettore di contattarti
Chiedi al destinatario di risponderti, chiama, pensa alla tua offerta o a qualsiasi altra cosa che lo costringa a farsi coinvolgere. Fare una domanda è un altro buon modo per coinvolgere la persona.
- "Chiamami quando hai tempo libero"
- "Pranziamo insieme nei prossimi giorni"
- " Cosa ne pensi di… ? "
- " Non vedo l'ora di sentirti "
Passaggio 3. Completa la tua email
Quando finisci un'e-mail professionale, assicurati di essere grato, ma conciso. Semplicemente salutando un'e-mail per terminarla, rimarrai professionale pur esprimendo la tua gratitudine.
- "Cordiali saluti,"
- " Grazie, "
- "Sinceramente, Sinceramente,"
- " Distinti saluti, "
- Evita "Cordiali saluti", "Cordiali saluti", "Grazie! "," À + "," Grazie per l'attenzione ".
Passaggio 4. Aggiungi la tua firma
Se non hai impostato la tua casella di posta per includere la tua firma, assicurati di completare l'aggiunta del tuo nome, titolo e informazioni di contatto. Non sovraccaricare questa parte con cinque numeri di telefono, due indirizzi email e tre siti web. Mantieni le cose semplici in modo che il destinatario conosca il modo migliore per ricontattarti. Evita di includere citazioni nella tua firma.
- :: Jean Dupont
- ::
- :: [email protected]
- :: 06 46 60 87 83
- ::
- :: www.sitewebjeandupont.fr
Passaggio 5. Leggi di nuovo l'e-mail
Prima di cliccare su "Invia", prenditi il tempo di rileggere la tua email due o tre volte, correggendo gli eventuali errori che incontri. Poiché è probabile che questa e-mail sia il tuo primo contatto con il destinatario, devi fare la migliore impressione possibile su di loro. Errori di ortografia e grammatica renderanno rapidamente la tua email molto meno professionale.