La preparazione è molto importante per il successo di un incontro. Anche le riunioni sono una parte importante di molte carriere, quindi non è cosa da poco!
Passi
Passaggio 1. Chiediti se è necessario o meno
Se pianifichi una riunione solo per trasmettere informazioni, non sprecare il tempo degli altri. Invia loro un promemoria.
Passaggio 2. Preparare un avviso
Dovrebbe includere la data, l'ora, l'ordine del giorno e il luogo della riunione. Distribuire questo avviso ai partecipanti con largo anticipo.
Passaggio 3. Allega le note della riunione precedente, se ce n'era una
Questo darà ai partecipanti l'opportunità di identificare i punti che non capiscono o quelli con cui non sono d'accordo.
Passaggio 4. Metti in atto le basi
Disporre sedie e tavoli prima dell'inizio della riunione. Fornisci carta e penne per tutti. Metti una caraffa d'acqua al centro del tavolo e dei bicchieri lungo il tavolo.
Passaggio 5. Annunciare l'apertura della riunione
Ciò significa che la persona che presiede la riunione richiede il silenzio in modo che la riunione possa iniziare. Determina gli obiettivi trimestrali della squadra. L'agenda è un elenco degli argomenti che tratterai, entro un tempo prestabilito, per raggiungere questo obiettivo. Ad esempio: 1) Revisione della situazione degli obiettivi del trimestre precedente (15 minuti), 2) Tavola rotonda degli obiettivi suggeriti (20 minuti), 3) Selezione di 5 obiettivi (10 minuti).
Passaggio 6. Passa il registro delle presenze
Puoi anche usare un pezzo di carta all'inizio della riunione e chiedere a tutti i presenti di scrivere i loro nomi e firmare. Questi nomi saranno inclusi nel rapporto.
Passaggio 7. Pensa al debriefing
Chiedi al segretario di registrazione di scrivere i punti principali della riunione in modo che possano essere digitati in seguito.
Passaggio 8. Chiedi alla fine della riunione formale se qualcuno ha domande
Questo è noto come questioni varie. Fissa una data per il prossimo incontro e concludi formalmente questo.
Consigli
- Un'agenda definisce una riunione e impedisce un discorso troppo lungo su un particolare argomento.
- È prassi comune istituire un presidente all'Assemblea generale annuale. Il presidente guida la riunione, assicura che l'ordine del giorno sia seguito e che solo una persona alla volta parli.
- Se non è stato nominato alcun presidente, chiedere ai presenti se qualcuno desidera ricoprire questo ruolo per l'assemblea.
- Lo stesso principio vale per il segretario responsabile della relazione.
- È importante avere una registrazione accurata per evitare disaccordi in seguito.
- Queste istruzioni sono per un incontro formale.
- Anche in una riunione informale, inviare prima un avviso dell'ora e della data della riunione è una buona idea. Al lavoro, può essere sufficiente un'e-mail che chiede ai partecipanti di partecipare a una riunione informale.