Poche cose sono più importanti per un ufficio ben funzionante di un sistema di archiviazione funzionante. Che tu sia l'unico ad avere accesso ai file o che li condivida con altri, il sistema di archiviazione selezionato dovrebbe essere organizzato in modo che tutti possano trovare ciò che stanno cercando. Se hai difficoltà a usarlo, ti aggrapperai ai fogli per paura di perderli tra gli altri file e finirai per avere una pila di documenti che copre la tua scrivania.
Passi
Passaggio 1. Decidi il sistema di classificazione che utilizzerai
Indipendentemente dal tipo, dovrebbe essere ben organizzato in modo da sapere esattamente dove si trova ogni foglia. Puoi scegliere queste opzioni.
- Ordine alfabetico: questo è il sistema migliore quando la maggior parte dei file riporterà i nomi di pazienti o clienti.
- Classificazione per categoria o oggetto: la maggior parte dei file system è organizzata per argomento o categoria, il che funziona benissimo se fatto correttamente. Tuttavia, può essere molto confuso se non è impostato correttamente.
- Archiviazione in ordine cronologico o numerico: questo sistema è utile se si dispone di file costituiti principalmente da documenti numerati o datati come scontrini o ordini di acquisto.
Passaggio 2. Riempi i cassetti con cartelle sospese
Questi non verranno rimossi dalla loro posizione e serviranno come sostituti delle buste Manila che estrai dal cassetto.
Passaggio 3. Organizza i tuoi documenti in pile per categorie
Se una pila è alta più di 2 pollici, dividila in sottocategorie. Se è troppo sottile, uniscilo a un altro e cambiagli il nome. I nomi delle pile dovrebbero facilitare l'identificazione della sezione in cui andrà un foglio di carta.
Passaggio 4. Posiziona ogni pila in una cartella con grilli ed etichettala chiaramente
È meglio usare le cartelle con le schede nel mezzo e non spostate, poiché fanno apparire i file più ordinati.
Passaggio 5. Metti i file dei grilli nei modelli sospesi
Per la maggior parte dei file, puoi utilizzare qualsiasi cartella sospesa, ma se si tratta di documenti spessi o di quelli che dividerai in sottocategorie, usa le cartelle a fondo piatto. Puoi ordinare le cartelle come preferisci, ma la maggior parte delle persone le ordina in ordine alfabetico.
Passaggio 6. Utilizzare lo stesso nome per l'etichettatura
Etichetta le cartelle sospese con gli stessi nomi di quelle incatenate. Posiziona tutte le linguette di plastica a sinistra della cartella, a meno che tu non stia utilizzando uno schedario laterale. Per i classificatori laterali, che all'apertura del cassetto vanno da sinistra a destra invece che al contrario, posizionare le alette sul lato destro.
Passaggio 7. Aggiungi facilmente le cartelle
Posiziona più cartelle manila e modelli appesi vicino ai file in modo da poterne aggiungere rapidamente uno se finisci con un documento che non appartiene alla directory in cui si trova. Evita file troppo sottili o troppo spessi. Hai anche la possibilità di rinominare le cartelle e dividere i file se senti il bisogno di riclassificare tutto.
Passaggio 8. Organizza i file
Alla fine dell'anno, elimina tutte le cartelle, contrassegna quelle nuove con gli stessi nomi di categoria e inserisci i file. Controlla i vecchi file per vedere se devi trasferire qualcosa e metti il resto negli archivi.
Consigli
Se vuoi che i tuoi file siano colorati, puoi usare il tuo computer e stampare etichette in diversi colori per renderli più attraenti. Tuttavia, se tutte le tue cartelle hanno colori e decidi di aggiungerne un altro, non otterrai il risultato desiderato se scopri di aver esaurito un'etichetta o di dover etichettare a mano. La cosa migliore sarebbe optare per la semplicità
Avvertenze
- Non dovresti mai creare una pila di vari file per documenti che non puoi classificare, altrimenti tutti i tuoi file finiranno in questa directory.
- Non appena crei un sistema di classificazione, dovresti seguire questo. Alla fine della giornata, prendi tutti i fogli che hai sulla scrivania e mettili via. Resisti alla tentazione di mettere tutti i documenti in una scatola per archiviarli in seguito, altrimenti completerai solo quella scatola e si trasformerà in un'altra cartella.